Бесплатная и безопасная доставка по всей России* Весь январь!
/
Магазины
Корзина
Ваша корзина пуста
Товар добавлен в корзинуОформить заказ

Карьера

Правила деловой переписки

06 июня 2016, 00:00 | Катя Кожевникова

Правила деловой переписки
7 выбрали

Переписка по электронной почте сегодня занимает значительную часть нашего рабочего времени. Часто именно с электронных писем начинаются перспективные деловые контакты. Давайте вспомним некоторые правила ведения подобной корреспонденции.

Деловые письма стоит отправлять с рабочего ящика. Личные адреса, особенно вроде superman@mail.ru не придают посланию веса. Очень важно кратко, но четко указать тему письма. Не "Резюме", а "Резюме на вакансию бухгалтера", не "Договор", а "Договор на размещение рекламы от компании "Реклама для всех". Офисные сотрудники каждый день получают десятки писем, и далеко не все они несут какую-то ценность. Поэтому послания с невнятной или подозрительной темой могут сразу отправиться в "спам". Кроме того, письма с грамотным заголовком будет проще найти в недрах почтового ящика как вам, так и получателю.

Без крайней необходимости не стоит отправлять деловые письма на выходных или в конце рабочего дня. Если корреспондент увидит письмо в нерабочее время, на следующий день он вполне может про него забыть.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то обычно в основной адресной строке указываются люди, от которых вы ждете ответа. В графе "копия" – те, кому отвечать не обязательно. А вот использовать строку "скрытая копия" надо осторожно. Ведь получается, что за вашим разговором кто-то тайно следит. Собеседнику такой подход может не понравиться. С другой стороны, эту графу часто используют в массовых рассылках, чтобы не раскрывать адреса всех корреспондентов.

Сохраняйте историю переписки, пока вы обсуждаете один и тот же вопрос. Если перешли к другой теме – пишите новое письмо без предыстории.

Послание стоит начать с уважительного обращения к адресату. Обратите внимание, как он подписывается: по имени или имени-отчеству. Таким же образом обращайтесь к нему в письме. Потом кратко и четко изложите проблему. Предложения желательно делать простыми и не слишком длинными, а само послание должно обходиться без "воды" – ненужных пустых фраз. В общем, слова Антона Чехова "Краткость – сестра таланта" – это как раз про деловые письма. В конце письма стоит поблагодарить собеседника за потраченное время и подписаться. Подпись должна включать не только имя и фамилию, но и должность, название компании, которую вы представляете, и контакты.

Чтобы текст лучше воспринимался, его стоит разбить на абзацы по пять-шесть строк: монолитные "кирпичи" крайне неудобны для чтения. А вот других украшений стоит избегать. В деловом письме не нужно увлекаться использованием разных шрифтов, цветными выделениями или курсивом. Не стоит писать отдельные слова или предложения заглавными буквами, а также использовать многочисленные вопросительные или восклицательные знаки. В интернет-общении это считается невежливым, как будто вы кричите на собеседника. Различные смайлики – это не для деловых писем, оставьте их для неформального общения в сети.

Еще одно правило касается вложенных документов. Согласно деловому этикету, размер таких файлов не должен превышать 3 Мб. Если уменьшить их никак не получается, стоит использовать облачное хранилище. В письме, содержащем вложенные файлы, надо обязательно пояснить, что это за документы.

Вежливым считается отвечать на деловые письма в течение нескольких часов. Если ответ требует более серьезной подготовки, напишите об этом собеседнику и сообщите, когда будете готовы ответить.

А у вас общение по электронной почте отнимает много времени в течение рабочего дня?

Кстати...

Деловой стиль общения диктует свои правила. Они касаются и переписки, и дресс-кода и даже макияжа.

Le Teint Touche Eclat Тональная основа с эффектом сияния, Yves Saint Laurent

Eye Reviver Палетка теней для естественного макияжа глаз, Dior

Phenomen’Eyes Тушь для ресниц, Givenchy

 

Катя Кожевникова, iledebeaute.ru

Релевантные товары в Online-магазине:

Teint Couture Корректор против темных кругов под глазами

Givenchy

1 199 руб.

Количество оттенков: 3

Very Irresistible Givenchy Туалетная вода

Givenchy

3 159 руб. 4 860 руб.

Количество объемов: 2

Irresistible Givenchy Парфюмерная вода

Givenchy

3 894 руб. 5 990 руб.

Количество объемов: 3

Комментарии (23)

  1. 234  |06 июня 2016, 00:20#

    Ой, я уже забыла, когда переписывалась по элекронке, деловой переписки давно не помню, это только для людей деловых, занятых работой)

    • Сенькаменька  |06 июня 2016, 00:32#

      Какие странные вопросы.Что могут дать ответы на них?Глупость какая-то.Неужели кто-то сидит с секундомером и контролирует время делового общения.

      • Allure11  |06 июня 2016, 02:11#

        раньше много времени занимало. сейчас - меньше.

        • Lapo4ka90  |06 июня 2016, 03:18#

          Переписываюсь много по почте,стараюсь писать четко и кратко, чтобы было понятно и смогли оперативно решить вопрос\проблему

          • кузбасс  |06 июня 2016, 05:07#

            Занимает время, но не засекала сколько.

            • Katerina-fe  |06 июня 2016, 07:34#

              у меня много не отнимает

              • PushIrka  |06 июня 2016, 08:23#

                Времени занимает немного

                • Ветка  |06 июня 2016, 09:13#

                  Да, довольно много.
                  К счастью, значительная часть моей переписки неформальна.

                  • Эленберг  |06 июня 2016, 09:21#

                    Каждый рабочий день. Времени трачу на это немного, если письма приходят четкие и грамотно составленные. Спасибо автору за статью.

                    • АнастасияБеднова  |06 июня 2016, 09:22#

                      Много, да, особенно если учесть что эта переписка ещё и на английском. И со специальными терминами. Иногда приходится идти к коллегам с вопросом, что же имелось в виду и что на это следует ответить.

                      • Monicabell  |06 июня 2016, 09:23#

                        Занимает время, но не особо много. Общаюсь только с сотрудниками внутри предприятия.

                        • 1Flowers  |06 июня 2016, 10:49#

                          у меня переписка много времени не отнимает

                          • HelenBow  |06 июня 2016, 12:39#

                            Давно не переписывалась))

                            • strekoska  |06 июня 2016, 13:29#

                              много времени электронка отнимает. Кроме того, оказывается, что там самые срочные поручения от начальства бывают. Попробуй не загляни туда!

                              • Tanyaotto  |07 июня 2016, 22:37#

                                Да, приходится следить за входящими) Особенно если почтовых ящиков несколько))

                              • нет такого  |06 июня 2016, 14:11#

                                Много.

                                • dmitrijj  |06 июня 2016, 16:06#

                                  Лучше деловые встречи, чем переписка

                                  • MetrologYana  |06 июня 2016, 20:50#

                                    Всегда стараюсь писать кратко и по делу.

                                    • vadimus5da  |06 июня 2016, 21:35#

                                      [Комментарий удален]

                                      • Tanyaotto  |07 июня 2016, 22:35#

                                        Так это часть моей работы) Но в основном есть шаблоны писем. Нетрудно посмотреть переписку)

                                        • Unikma  |09 июня 2016, 18:13#

                                          не обязательно знать дело производство, что быть адекватным человеком, а вот этим у нас грешат

                                          • natella42region  |12 июня 2016, 10:29#

                                            У меня, порою, много времени занимает такая переписка, особенно когда документы, состоящие из нескольких листов отправляют ни как один документ, а каждый лист по отдельности и их, каждый в отдельности приходится открывать для распечатывания. Как я поняла, что ещё многие люди не умеют правильно сканировать документы и понятно, в лаконичной форме излагать свои мысли в электронной переписке. Им легче ещё после отправки письма раз 5 - 6 позвонить)). Но электронная переписка для меня всё-равно лучше, чем частые личные встречи с Клиентами по юридическим вопросам, потому, что такие встречи отнимают ещё больше времени, чем переписка по электронной почте.

                                            • inaflash  |17 июня 2016, 11:41#

                                              Спасибо, очень полезная статья.

                                              Пожалуйста, авторизуйтесь. Комментарии могут оставлять только зарегистрированные и пользователи